Kolms Blog

07.08.2024

Aufbau der gestreckten Abschlussprüfung (IHK) Teil 1 & 2 für Kaufleute für Büromanagement*

Die gestreckte Abschlussprüfung zur Kauffrau / zum Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement*

Die Prüfung ist in drei große Teile gegliedert.

Der 1. Teil der Prüfung findet in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres, nach circa 15 Monaten statt. Die Dauer der Prüfung beträgt 2 Zeitstunden (120 Minuten). Die Prüfung wird zu 25 % zur Gesamtnote gewichtet.

Inhaltlich wird das Fach „Informationstechnisches Büromanagement” geprüft.

Dazu zählen ausbildungsbezogene Aufgaben am PC, in der Textverarbeitung (MS Word) und in der Tabellenkalkulation (MS Excel).

Die Prüflinge müssen zeigen, dass sie Büro- und Beschaffungsprozesse organisieren und kundenorientiert arbeiten können. Dazu zählt ebenso das Recherchieren, Dokumentieren und Kalkulieren.

Die Prüfungskandidaten (w/m/d) sollten sich die Aufgaben genau durchlesen, die Dateien öfter zwischenspeichern, die vorgegebenen Dateinamen nutzen und auf die DIN 5008 achten.

Der 2. Teil der Prüfung (schriftlich) ist am Ende des 3. Ausbildungsjahres. Die Dauer der Prüfung beträgt insgesamt 210 Minuten, also 3,5 Stunden. Die Prüfung zählt zu 40 % zur Gesamtnote. Die Aufgaben sind ungebunden (offen) und gebunden (programmiert). Es werden berufstypische Aufgaben zu folgenden Themen gestellt:

Wirtschafts- und Sozialkunde

Hier muss gezeigt werden, dass allgemeine, wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge der Berufswelt  dargestellt und beurteilt werden können. Dieses Prüfungsthema dauert anteilig 60 Minuten und zählt 10 % zur Gesamtleistung. Das Fach ist in folgende Unterthemen gegliedert:

- Stellung, Rechtsform, Organisationsstruktur (40 %)
Dazu zählen Zielsetzung, Aufgaben und Stellung des Ausbildungsbetriebes im gesamtwirtschaftlichen und -gesellschaftlichen Kontext, Rechtsformen, Investition und Finanzierung, sowie Unternehmensorganisation.

- Produkt- und Dienstleistungsangebot (20 %)
Leistungserstellung, Wirtschaftssektoren, Marktpreisbildung, Markt- und Wettbewerbssituation und Konjunktur

- Berufsbildung (20 %)
Ausbildungsvertrag, duales System, arbeits-, sozial- und mitbestimmungsrechtliche Vorschriften

- Sicherheit und Gesundheitsschutz (10 %)
Gesundheit am Arbeitsplatz, Arbeitsschutz, Unfallverhütungsvorschriften, Verhalten bei Unfällen, Brandschutz

- Umweltschutz (10 %)
Regelungen des Umweltschutzes, umweltschonende Energie- und Materialverwendung, Abfallvermeidung

Zudem wird das Fach Kundenbeziehungsprozesse geprüft. Die Dauer dieses Prüfungsteils beträgt anteilig 150 Minuten. Davon sind 90 Minuten (1,5 Stunden) offene und 60 Minuten (1 Stunde) gebundene Aufgaben. Die Auszubildenden (w/m/d) sollen dabei nachweisen, dass komplexe Arbeitsaufträge handlungsorientiert bearbeitet, Aufträge kundenorientiert abgewickelt, personalbezogene Aufgaben wahrgenommen und Instrumente der kaufmännischen Steuerung fallbezogen eingesetzt werden können.

Zur Prüfung zählen folgende Unterthemen mit ihrer jeweiligen Gewichtung:

- kundenorientierte Auftragsabwicklung (anteilig 35 %)
Kundenbeziehungen, Kommunikation (10 %), Auftragsbearbeitung und -nachbereitung (25 %)

- personalbezogene Aufgaben (30 %)
Kaufmännische Steuerung (Rechnungswesen) (35 %)
Information, Kommunikation, Kooperation (die Gewichtung ist in den anderen Prüfungsthemen enthalten)

Tipps:

- Die Linien sind für die offenen Antworten vorgegeben und sollten komplett ausgefüllt werden.
- Die Belege der Aufgaben sollten genutzt werden. So können diese beispielsweise bei der Beantwortung stellenweise zitiert werden.
- Bei Buchungen müssen die Nummern der Konten aus dem Kontenplan entnommen werden.
- Auf dem Deckblatt befinden sich extra Lösungsbogen mit genauer Ausfüllanleitung.

Der 3. Teil der Prüfung bzw. der mündliche Teil der 2. Prüfung, dauert nur 20 Minuten und beinhaltet zwei Wahlthemen. Diese Prüfung zählt zu 35 % zur Gesamtnote. Hier müssen die Prüflinge zeigen, dass sie berufstypische Aufgabenstellungen erfassen, Probleme und Vorgehensweisen erörtern, sowie Lösungswege entwickeln, begründen und reflektieren; kunden- und serviceorientiert handeln, betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge planen, durchführen und auswerten, sowie Kommunikations- und Kooperationsbedingungen berücksichtigen.

Die Art der Prüfung kann frei gewählt werden:

Entweder nutzt man das fallbezogene Fachgespräch, die klassische Variante. Hier erhält der Prüfling (w/m/d) eine Aufgabe zu seinen Wahlthemen. Die Vorbereitungszeit dafür beträgt circa 20 Minuten. Anschließend findet das Prüfungsgespräch 20 Minuten lang statt. Hier werden Fragen zur Aufgabe und zum Wahlthema beantwortet.

Oder

der Auszubildende (w/m/d) wählt die Report-Variante. Den Report zu den beiden Wahlthemen, in Verbindung zum eigenen Ausbildungsbetrieb, dürfen die Prüflinge vorab schreiben. Der Report sollte 3 Seiten nicht überschreiten und wird circa drei Minuten vorgetragen. Anschließend findet in der restlichen Zeit (17 Minuten) das Prüfungsgespräch zum Report, Ausbildungsbetrieb und Wahlthema statt.

Wichtig: Externe Prüflinge müssen sich für die klassische Variante entscheiden.

Am Ende der letzten Prüfung wird Ihnen das (hoffentlich) bestandene Prüfungsergebnis mitgeteilt.

Wir wünschen Ihnen ganz viel Erfolg bei den Prüfungen!

Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!
kolmpetent

*Irrtümer vorbehalten. Wir nutzen zum besseren Verständnis häufig die maskuline Form, meinen aber auch die feminine und diverse Form.

Quelle: Sieber, Michael (2022), Prüfungswissen Kompakt, Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement, Westermann, 5. Auflage